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Office Management (m/w/d)

Wir haben, in unserem Office Management Team, eine sehr abwechslungsreiche und vielseitige Position zu besetzen mit folgenden Schwerpunkten:

1.

Rechnungswesen (35%)

  • Rechnungseingang und -legung
  • vorbereitende Buchhaltung
  • Führung eines digitalen Kassenbuchs
  • Monatsabschlüsse vorbereiten (Unterlagen zusammenstellen, Vollständigkeitskontrolle)
  • Abstimmung mit Steuerbüro
2.

Office Management (35%)

  • organisatorische Tätigkeiten, Terminkoordination
  • Korrespondenz mit Auftraggebern, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und Behörden
  • Versicherungsmanagement (KFZ, Betriebshaftpflicht, etc…)
  • Technisches Onboarding neuer Mitarbeiter (Verwaltung Equipment, IT-Lizenzen, etc.)
  • Recherche zu aktuellen Themen (Corona-Regeln, etc.)
  • Erstellung und Kommunikation von Berichten, Auflistungen, Statistiken
  • Vorbereitung und Betreuung von Meetings
  • Bestellung, Annahme und Kontrolle von Waren
  • Archivierung von Unterlagen
  • Posteingang und -ausgang
  • Bearbeitung von Anfragen, Telefon- und E-Mail-Support
  • Tätigkeiten für die Geschäftsführung
  • Telefonzentrale (Weiterleitung, Telefon Notizen)
3.

Arbeitsschutz- und Brandschutz (20%)

  • Management von Gefährdungsbeurteilungen
  • Erstellen und Nachhalten von Schutzmaßnahmen
  • Durchführung von Team-Unterweisungen (Sicheres Arbeiten, Brandschutz)
4.

Weiterbildung und Teilnahme an Weiterbildungsangeboten (10%)

Deine Qualifikationen.

  • abgeschlossene Berufsausbildung als Industriekauffrau (m/w/d) oder Kauffrau (m/w/d) für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
  • mehrjährige Berufserfahrung, bevorzugt im Agenturumfeld und / oder klein- und mittelständischen Unternehmen
  • Analytisches Denkvermögen
  • hohe Loyalität und Diskretion
  • ausgeprägte Fähigkeit kundenindividuell zu denken sowie zielorientierte Ergebnisse zu liefern
  • eigenständige sowie teamorientierte Arbeitsweise
  • hohe Kunden- und Dienstleistungsorientierung
  • sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint, etc., Google Workspace wünschenswert)
  • sicherer Umgang mit digitalen Technologien und BefürworterIn von digitalen Workflows
  • engagiert, flexibel und zeitdruckunempfindlich
  • ausgezeichnete Deutschkenntnisse, sichere Englischkenntnisse von Vorteil
  • Spaß an der Arbeit mit unterschiedlichsten Charakteren

Was dich erwartet.

Auf jeden Fall kein Routinejob ohne Verantwortung und ohne Möglichkeit zur Selbstverwirklichung.

Wir bieten dir eigenverantwortliches Arbeiten mit interessanten, anspruchsvollen und abwechslungsreichen Aufgaben in vielfältigen nationalen und namhaften Projekten. Es erwarten dich ein sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Vertrag und angemessener Vergütung in einer stylischen Agentur mit Wasserblick am Stadthafen und natürlich ein zeitgemäßes Arbeitsmodell mit flachen Hierarchien, sympathischen Kollegen
sowie ein teamorientiertes und konstruktives Arbeitsumfeld.

Wir freuen uns auf deine aussagekräftige Bewerbung in digitaler Form an bewerbung@h-2-f.de mit Angaben
zu deinem frühestmöglichen Eintrittsdatum und deinen Gehaltsvorstellungen.

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